Na primeira parte do artigo sobre Redesenho de Processo abordamos o cenário atual dos Departamentos Jurídicos e os motivos básicos que criam a necessidade de evolução dos procedimentos internos através de métodos de redesenho de processos.
Em qualquer empresa, e isto vale igualmente para Departamentos Jurídicos, existe uma necessidade constante de aprimoramento dos processos a fim de acompanhar as naturais evoluções do mercado.
Quando analisamos os processos de um Departamentos Jurídicos devemos inicialmente fazer, olhando do ponto de vista dos objetivos do negócio, algumas perguntas simples: - Qual é o problema? - Onde está “doendo”?
Considerando que cada organização possui suas especificidades e está em um nível de maturidade diverso, as respostas a estas perguntas irão conduzir a situações diferentes para cada uma.
Entretanto, ao analisarmos mais detidamente as respostas veremos que, não importa a sua multiplicidade, estas se enquadram em alguns poucos grupos, que poderíamos simplesmente relacionar como:
- Custos
- Qualidade (conformidade)
- Eficiência
- Gestão
Desta forma, podemos relacionar os benefícios das práticas de Redesenho de Processo, dentro destes grupos, conforme apresentado abaixo:
1- Custos
- Reduzir custos diretos
- Reduzir custos indiretos
2- Qualidade (conformidade)
- Assegurar qualidade (redução na variação dos resultados)
- Padronizar rotinas de trabalho
- Reduzir riscos de não-conformidades (falhas operacionais)
- Estabelecer procedimentos para capacitação da equipe
3- Eficiência
- Reduzir tempos de processamento
- Otimizar recursos disponíveis
- Simplificar processos
- Reduzir retrabalhos
- Aumentar a capacidade de gargalos do processo
4- Gestão
- Alinhar processos à estratégia da empresa
- Garantir a entrega de produtos e serviços dentro do acordado com o cliente
- Preparar ambiente para introdução de TI’s (implantação de software jurídico)
- Melhorar o fluxo de informações e comunicação entre as áreas
- Consolidar e compartilhar conhecimento
- Estabelecer e consolidar mudanças culturais
- Reduzir conflitos nas interfaces entre áreas da empresa
- Estabelecer indicadores para suporte à tomada de decisão
- Compliance – garantir a conformidade com políticas internas e regulações de mercado
- Crescer de forma consistente
A despeito do modismo do nome da metodologia que esteja vigente no momento, os benefícios são reais. Qualquer projeto de redesenho de processo bem conduzido poderá apresentar resultados consistentes. Importante, entretanto ter em mente os objetivos específicos da organização a fim de adequar o investimento de tempo e recursos à realidade. Essencialmente um projeto de redesenho de processos deve ser realizado com os “pés no chão”.
As duas partes seguintes deste artigo serão apresentadas em nossos próximos Boletins de Notícias, nas quais abordaremos os estágios de maturidade e metodologias utilizadas no Redesenho de Processos.
Sobre o autor: Victor Rizzo, Sócio e Diretor de Negócios da e-Xyon. Engenheiro de Produção com Pós-Graduação em Inteligência de Negócios (Marseille-Franca).
Possui de 19 anos experiência em Gestão de Processos, sendo 12 anos especificamente voltados a Departamentos Jurídicos e Escritórios de Advocacia.
Participou de inúmeros projetos de implantação de sistemas de gestão jurídica em empresas de grande e médio porte, bem como escritórios de advocacia, nos quais também desenvolveu diversos projetos voltados à gestão jurídica.